Thanh lý kho xưởng may nhanh gọn: quy trình 6 bước

Thanh lý kho xưởng may là việc gần như xưởng nào cũng phải làm ít nhất một lần mỗi năm: sau mùa hàng cao điểm, khi đơn hàng bị huỷ, khi chuyển xưởng hoặc khi đơn giản là kho đã chật tới mức công nhân phải bước qua cây vải để lấy hàng. Cái khó là bán được giá hợp lý, không mất cả tuần dọn dẹp và không để lại đống hàng xấu không ai nhận. Dưới đây là quy trình 6 bước mà Gia Bảo thường hướng dẫn các chủ xưởng trước khi chúng tôi xuống xem hàng.

Vì sao nên thanh lý kho vải xưởng may sớm thay vì chờ

Nhiều chủ xưởng giữ vải dư vì "biết đâu có đơn dùng tới", nhưng giá trị của nó giảm dần theo thời gian vì ba lý do:

• Màu và mẫu lỗi mốt. Vải hoa, vải in theo mùa hoặc màu trend năm nay sang năm sau khó bán hơn hẳn.
• Chất lượng xuống cấp. Kho nóng ẩm ở miền Nam làm vải dễ ố vàng mép, bám bụi, có mùi ẩm, cây nằm dưới đáy bị đè móp.
• Chi phí mặt bằng. Mỗi mét vuông kho chứa vải tồn là một mét vuông không dùng để sản xuất, chưa kể tiền thuê kho ngoài nếu xưởng phải thuê thêm.

Giải quyết hàng tồn kho nhanh gọn vì vậy không phải là "bán tháo", mà là thu lại tiền khi hàng còn đẹp nhất. Một lô vải cây còn nguyên nilon bán ngay bao giờ cũng được giá hơn chính lô đó sau một mùa mưa.

Bước 1: Kiểm kê toàn bộ kho, đừng chỉ đếm phần dễ thấy

Bước đầu tiên là biết chính xác mình đang có gì. Nhiều xưởng chỉ nhớ những cây vải nằm ngoài cùng, quên mất vải khúc trong bao hay phụ liệu trên gác lửng, tới lúc chốt giá xong lại lòi thêm vài tạ hàng, phải thương lượng lại.

Anh chị nên đi một vòng kho và ghi lại theo từng khu vực:

1. Vải cây còn nguyên hoặc gần nguyên (còn lõi, còn nhãn).
2. Vải đầu cây, cây lẻ còn vài chục mét.
3. Vải khúc, vải lỡ, vải dư sau khi cắt.
4. Vải vụn, rẻo cắt.
5. Vải lỗi: lỗi màu, lỗi dệt, vải bị trả về.
6. Phụ liệu: chỉ, nút, dây kéo, dây thun, tem nhãn, mex, bo cổ.

Không cần chính xác tới từng mét, ước lượng "khoảng 200 cây kaki, 3 bao vải khúc, 20 thùng chỉ" là đủ.

Bước 2: Phân nhóm hàng theo loại vải và tình trạng

Đây là bước quyết định giá nhiều nhất mà hay bị bỏ qua. Vải tốt nằm lẫn vải lỗi thì người mua buộc phải tính theo phần xấu nhất; hàng tách rõ thì từng nhóm được định giá đúng giá trị của nó.

Cách phân nhóm đơn giản mà hiệu quả:

• Theo chất liệu: cotton, kate, thun, kaki, jean, linen, dù, polyester, rayon, lụa. Vải có thành phần tự nhiên cao thường được giá hơn vải tổng hợp cùng độ dày.
• Theo độ dài: nguyên cây, đầu cây, khúc, vụn. Vải càng dài, càng liền mảnh thì càng dễ bán lại.
• Theo tình trạng: còn mới, bẩn nhẹ, ố vàng, mốc, rách.

Chưa chắc một cây vải là loại gì thì cứ để riêng một góc, người thu mua có kinh nghiệm sẽ xác định giúp tại chỗ. Vải lỗi màu, lỗi dệt vẫn bán được, chỉ cần tách riêng — xem thêm trang thu mua vải lỗi.

Bước 3: Chụp ảnh và ghi thông số để hỏi giá từ xa

Trước khi mời ai tới xưởng, anh chị nên gửi ảnh để có mức giá tham khảo, đỡ mất thời gian cả hai bên. Ảnh gửi đi nên có:

• Một ảnh toàn cảnh từng nhóm hàng để thấy khối lượng.
• Một ảnh cận mặt vải dưới ánh sáng tự nhiên, không bật đèn vàng làm sai màu.
• Ảnh nhãn trên đầu cây vải nếu còn: mã hàng, khổ vải, số mét hoặc số ký, thành phần.
• Ảnh chỗ bị lỗi, bị ố nếu có. Chụp thật thì báo giá mới sát, tránh tình trạng xuống tới nơi lại phải hạ giá.

Kèm theo vài dòng: địa chỉ xưởng, kho ở tầng trệt hay trên lầu, xe tải vào tới cửa kho không, cần dọn xong trước ngày nào — những chi tiết này ảnh hưởng tới chi phí bốc xếp nên ảnh hưởng tới giá. Muốn hiểu kỹ các yếu tố làm giá lên xuống, anh chị có thể xem trang báo giá thu mua vải.

Bước 4: Hẹn khảo sát tại xưởng và chốt cách tính giá

Sau khi có mức giá sơ bộ qua ảnh, bước tiếp theo là để đơn vị thu mua vải thanh lý xuống xem hàng thật. Lúc này có ba điều anh chị cần thống nhất rõ ràng, tốt nhất là ghi lại bằng tin nhắn:

1. Tính theo gì: theo ký (cân), theo mét hay theo cây. Vải cây nguyên thường tính theo ký hoặc theo cây có nhãn số mét; vải khúc, vải vụn gần như luôn tính theo ký.
2. Mua trọn lô hay chọn lọc: mua trọn là lấy hết cả hàng đẹp lẫn hàng xấu, giá bình quân có thể thấp hơn một chút nhưng kho sạch hoàn toàn. Mua chọn lọc thì giá phần đẹp cao hơn, nhưng anh chị phải tự xử lý phần còn lại.
3. Ai lo bốc xếp, vận chuyển: bên mua tự lo hay xưởng phải hỗ trợ nhân công.

Với xưởng muốn giải phóng kho hàng vải dư trong thời gian ngắn, nên ưu tiên mua trọn lô: bán lẻ từng phần thì phần tốt đi rất nhanh, còn lại toàn vải vụn, vải lỗi nằm thêm vài tháng. Xưởng phát sinh vải dư đều đặn có thể tham khảo dịch vụ thu mua vải dư thừa xưởng may để thanh lý định kỳ.

Bước 5: Chuẩn bị mặt bằng, nhân sự và chứng từ

Trước ngày bốc hàng, anh chị nên:

• Dọn lối đi từ kho ra cửa, dời máy móc hoặc hàng đang sản xuất khỏi đường vận chuyển.
• Báo trước với bảo vệ khu công nghiệp nếu xưởng nằm trong KCN có kiểm soát xe ra vào, ví dụ các khu như Tân Tạo, Vĩnh Lộc hay Sóng Thần thường yêu cầu đăng ký xe tải.
• Cử một người nắm số liệu giám sát cân và ký xác nhận.
• Với doanh nghiệp, trao đổi trước với kế toán về chứng từ thanh lý: biên bản kiểm kê, quyết định thanh lý, biên bản giao nhận. Làm đủ giấy tờ ngay từ đầu giúp sổ sách khớp với thực tế kho.

Bước 6: Cân đo, thanh toán và bốc hàng trong ngày

Đây là bước cuối và cũng là bước dễ phát sinh tranh cãi nhất nếu không minh bạch. Khi Gia Bảo thu mua, chúng tôi cân ngay tại xưởng trước mặt chủ hàng, ghi số ký từng nhóm vào phiếu, hai bên cùng ký rồi mới thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản theo lựa chọn của anh chị. Nhân viên chúng tôi tự bốc xếp, xưởng không phải huy động công nhân.

Anh chị nên để ý vài điểm nhỏ trong bước này:

• Thử cân bằng vật đã biết trọng lượng.
• Trừ bì (bao, pallet, lõi giấy) theo cách đã thống nhất từ bước 4.
• Chỉ cho xe rời xưởng khi tiền đã về hoặc đã nhận đủ tiền mặt.

Toàn bộ quy trình làm việc với chúng tôi được mô tả chi tiết hơn ở trang quy trình thu mua.

Những lỗi khiến chủ xưởng mất giá khi thanh lý

Qua nhiều lần xuống kho, chúng tôi thấy có vài lỗi lặp lại khá thường xuyên:

• Để vải trên nền xi măng trống. Hơi ẩm từ nền ngấm vào lớp dưới cùng, sau vài tháng là ố và có mùi.
• Xé bỏ nhãn cây vải. Mất nhãn là mất thông tin khổ, số mét, thành phần, người mua phải đoán và thường đoán thấp.
• Trộn vải vụn vào bao vải khúc. Cả bao bị tính theo giá vải vụn.
• Chờ quá lâu mới gọi. Hàng để càng lâu càng xuống giá, nhất là vải theo mùa.

Liên hệ Gia Bảo để thanh lý kho nhanh

Nếu xưởng của anh chị đang cần dọn kho, cứ chụp vài tấm ảnh hàng và gửi qua Zalo số 0904 623 046, hoặc gọi thẳng hotline 0904 623 046 gặp anh Tuấn Tài. Chúng tôi báo giá sơ bộ qua ảnh, hẹn xuống xưởng xem hàng, cân tại chỗ, thanh toán ngay và tự bốc xếp vận chuyển. Nhận cả lô lớn lẫn lô nhỏ, ở TP.HCM và các tỉnh lân cận.